Membuat Kebijakan Mutu ISO 9001:2008

Implementasi sistem manajemen mutu lebih dari sekedar membuat sistem dokumentasi. Seharusnya organisasi tidak malah boros, sibuk, dan fokus pada dokumentasi. Meskipun begitu, dokumentasi sangat diperlukan dalam sistem manajemen yang baik. Dokumentasi membantu dalam hal traceability, bukti, dan komunikasi. Akan sulit bagi organisasi mendapatkan analisa informasi yang valid dan bisa dipertanggung jawabkan tanpa adanya dokumentasi data.

ISO 9001 sebagai standar yang generik, menekankan adanya dokumentasi pada setiap elemen sistem manajemen yang dibangun. Salah satu dokumen yang wajib ada berupa Kebijakan Mutu. Kebijakan Mutu, sesuai ISO 9000:2005, adalah pernyataan resmi Pimpinan Puncak (top management) organisasi tentang maksud dan arah organisasi secara menyeluruh dalam kaitannya dengan mutu.

Bagaimana cara membuat dan mengimplementasikan Kebijakan Mutu? Dalam sub klausul 5.3 QMS ISO 9001:2008 disebutkan bahwa Pimpinan Puncak harus memastikan bahwa Kebijakan Mutu:

  1. Sesuai dengan tujuan organisasi;
  2. Mencakup komitmen untuk memenuhi persyaratan dan untuk terus-menerus (continually) memperbaiki efektivitas Sistem Manajemen Mutu (Quality Management System);
  3. Menyediakan kerangkan kerja untuk menetapkan dan meninjau Sasaran Mutu;
  4. Dikomunikasikan dan dipahami oleh internal organisasi;
  5. Ditinjau kesesuaiannya secara terus menerus.

Jika ditelaah, beberapa poin tersebut di atas memberikan gambaran bahwa Kebijakan Mutu didasari oleh 8 (delapan) prinsip QMS ISO 9001. Klausul tersebut juga memberikan arahan bahwa Kebijakan Mutu harus sesuai dengan jati diri organisasi, yang menuntut adanya konsistensi dengan kebijakan organisasi secara menyeluruh. Meskipun bergerak di bidang yang sama, sangat mungkin Kebijakan Mutu organisasi yang satu berbeda dengan lainnya karena adanya perbedaan tujuan, ukuran, struktur, lingkungan eksternal, dan sebagainya.

Dari poin nomor dua di atas juga dapat kita pahami bahwa Kebijakan Mutu tidak hanya diharuskan secara khusus memenuhi persyaratan dan terus-menerus memperbaiki SMM 9001, tapi disebutkan bahwa “memenuhi persyaratan dan terus menerus memperbaiki efektivitas SMM”.

Artinya, persyaratan standar ISO 9001 bukan satu-satunya yang harus diberi komitmen untuk dipenuhi, tetapi seluruh persyaratan dan SMM yang dibangun organisasi itu sendiri dalam mencapai produk yang bermutu. Termasuk persyaratan-persyaratan khusus dari pelanggan, atau persyaratan lain yang tidak tercakup dalam klausul-klausul ISO 9001 secara eksplisit.
Sebagai contoh Kebijakan Mutu, berikut ini disajikan Kebijakan Mutu di PT Maju Mundur International yang bergerak di bidang produksi bermacam-macam keramik.

PT Maju Mundur International bertekad menjadi produsen keramik terbesar di Asia pada tahun 2015. Dengan tekad tersebut kami, pimpinan manajemen dan seluruh karyawan PT Maju Mundur International, berkomitmen untuk:

  1. Memenuhi kebutuhan dan persyaratan pelanggan terhadap aneka macam jenis keramik yang berkualitas;
  2. Memenuhi persyaratan dan memperbaiki secara terus-menerus terhadap Sistem Manajemen Mutu yang ditetapkan;
  3. Meningkatkan hubungan yang bermutu dan saling menguntungkan dengan para pemasok dan mitra kerja;
  4. Meningkatkan akhlak yang mulia, sikap kerjasama, keterampilan, dan kemampuan sumber daya manusia;
  5. Meningkatkan keuntungan dan manfaat terhadap seluruh shareholder, karyawan, masyarakat, dan stakeholder yang ada.

Setelah ditetapkan, top management harus memastikan bahwa Kebijakan Mutu tersebut dipahami oleh seluruh internal organisasi. Top management mensosialisasikan Kebijakan Mutu sehingga masing-masing personil organisasi memahami sampai tingkat yang riil sesuai dengan posisi dan fungsinya.

Agar mudah dipahami secara riil, sebaiknya organisasi mensosialisasikan Kebijakan Mutu bersama dengan Sasaran Mutu yang telah ditetapkan. Sasaran Mutu berguna dalam memperjelas Kebijakan Mutu di tingkat yang lebih riil, yang bisa diukur dan dimonitor. Oleh karenanya Sasaran Mutu harus konsisten dengan kebijakan mutu.

Sebagaimana dimaksud pada sub klausul 5.3 ISO 9001 poin “e” di atas, Kebijakan Mutu harus ditinjau kesesuaiannya. Tinjauan dilakukan minimal pada saat Rapat Tinjauan Manajemen (management review). Jika terdapat perubahan, misalnya ruang lingkup produk (barang/jasa) perusahaan dikembangkan, maka Kebijakan Mutu juga bisa berubah.

Dari contoh di atas, kita umpamakan PT Maju Mundur International memperluas produknya, berupa jasa pemasangan keramik bagi konsumen end user. Setelah melakukan tinjauan, mungkin Kebijakan Mutu yang dimiliki bisa diubah seperti berikut ini:

PT Maju Mundur International bertekad menjadi produsen keramik terbesar di Asia dan penyedia layanan pemasangan keramik terbesar di tingkat nasional pada tahun 2015. Dengan tekad tersebut kami, pimpinan manajemen dan seluruh karyawan PT Polasistem Maju Mundur International, berkomitmen untuk:

  1. Memenuhi kebutuhan dan persyaratan pelanggan terhadap aneka macam jenis keramik yang berkualitas;
  2. Memenuhi kebutuhan dan persyaratan pelanggan terhadap layanan jasa pemasangan keramik yang berkualitas;
  3. Dst….

**

About Checklist 38 Articles
Majalah Mutu dan Sistem Manajemen

Leave a Reply

Your email address will not be published.


*


IMPORTANT! To be able to proceed, you need to solve the following simple math (so we know that you are a human) :-)

What is 10 + 10 ?
Please leave these two fields as-is: